Eine Auftragsverfolgung in der Werkstatt muss nicht kompliziert sein. Fünf Stationen reichen aus, um vom Eingang eines Auftrags bis zur Auslieferung an den Kunden alles sichtbar zu machen. Das Prinzip dahinter heißt stationsbasierte Auftragsverfolgung: Jeder Auftrag läuft einen festen Stationsplan entlang, und an jeder Station ist sein Status auf einen Blick erkennbar. Hier ist, was an welcher Station passiert.
Die fünf Stationen im Überblick
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Der Zettel wandert mit
Der Ausgangspunkt: ein Auftrag kommt rein, begleitet von einem Zettel. Bis ihn jemand verliert.
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Jeder Auftrag bekommt eine Nummer
Einen digitalen Laufzettel mit eindeutiger Nummer und QR-Code. Ein eigener Stationsplan. Nichts geht mehr verloren.
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Ein Klick, kein Schreiben
Der Mitarbeiter stempelt mit dem Finger. Anfang, Ende, fertig. Läuft auf jedem Tablet oder Handy.
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Gelb, bevor der Kunde anruft
Die Ampel zeigt sofort, wenn ein Termin kippt. Sie sehen es, bevor der Kunde fragt.
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Er fragt nicht mehr
Der Kunde bekommt einen Link. Er sieht selbst, was gerade passiert. Keine Rückfragen, keine Telefonate.
Was das in der Praxis bedeutet
In einer Schreinerei durchläuft ein Auftrag vom Holzeingang bis zur Auslieferung typischerweise acht Stationen. Eine Werkstatt mit drei Mitarbeitern kommt vielleicht mit fünf aus. Die Software skaliert mit — Sie legen selbst fest, welche Stationen es gibt und in welcher Reihenfolge sie durchlaufen werden.
Ein Auftrag, einmal durch alle fünf Stationen
Ein Beispiel: Ein Kunde bestellt einen Tisch. An Station 1 bekommt der Auftrag seine Nummer und einen QR-Code. An Station 2 stempelt der Schreiner den Beginn der Bearbeitung — ein Klick, kein Schreiben. An Station 3 springt die Ampel auf Gelb, weil der Liefertermin näher rückt, als die Restarbeit erlaubt; der Werkstattleiter sieht es sofort und zieht den Auftrag vor. An Station 4 erhält der Kunde einen Link und verfolgt selbst, dass sein Tisch in der Oberflächenbehandlung ist. Niemand musste dafür telefonieren.
Was die fünf Stationen NICHT sind
- Keine ERP-Suite. Wir ersetzen keine Buchhaltung, keine Lohnabrechnung, keine Materialwirtschaft.
- Kein Pflicht-Feld-Wust. Was Sie nicht brauchen, lassen Sie weg.
- Kein Cloud-Lock-in. CSV-Export Ihrer Daten funktioniert jederzeit.
Die fünf Stationen sind das Minimum. Wenn Ihre Werkstatt mehr braucht, legen Sie weitere Stationen an — zum Beispiel "Qualitätskontrolle" zwischen Endmontage und Auslieferung. Die Software zwingt Sie nicht in ein Schema.
Für welche Betriebe sich das eignet
Stationsbasierte Auftragsverfolgung lohnt sich überall dort, wo ein Auftrag mehrere Hände durchläuft, bevor er fertig ist — in Schreinereien, im Metallbau, in der Polsterei, Sattlerei oder Orthopädietechnik. Je mehr Stationen und je mehr Mitarbeiter, desto größer der Gewinn an Übersicht. Für einen Ein-Mann-Betrieb mit kurzen Aufträgen ist der Nutzen kleiner.